Réussir l'intégration d'un nouvel arrivant

Intégrer un nouvel arrivant dans son entreprise est une démarche trop souvent minimisée. Or les impacts d’une démarche non structurée, non organisée, peuvent être variés pour l’entreprise avec des conséquences plus ou moins importantes.

Les coûts visibles :

• Accidentologie (méconnaissance des dangers et des moyens de prévention d’où un risque accidentogène augmenté)
• Arrêts de travail
• Abandon de poste
• Turn-over plus important
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Les coûts invisibles :

• Energie déployée, la charge mentale, l’épuisement
• Baisse de la motivation et de l’implication
• Impact sur la cohésion d’équipe
• Manque de compréhension des tâches à accomplir
• Altération de la marque employeur (image de l’entreprise)

En tant qu’employeur

• Obligation de résultat et obligation de moyens 
• Assurer la santé physique et mentale des salariés
• Évaluer les risques (DUERP) et assurer leur maitrise (plan d’action)
• Responsabilité morale, juridique et pénale

Pour rappel l’accueil sécurité en entreprise permet de délivrer toutes les informations nécessaires à une prise de poste. Selon l'article L4141-2, cette étape d’accueil d’un nouvel employé est obligatoire. Ainsi, les employeurs doivent effectuer des actions d’information et de formation auprès de leurs nouveaux embauchés.

En tant que salarié

• Favoriser l’intégration du nouvel arrivant, quelles que soient mes responsabilités
• Assurer ma sécurité et celles de mes collègues (Art. L4122-1 du CT)

Un accueil organisé et adapté pour l'entreprise permet de maitriser les risques professionnels et les impacts associés, mais aussi de faire de l'accueil un facteur de performance et d’attractivité pour l’entreprise.

Du point de vue des risques professionnels

• Permettre aux employeurs de répondre à leurs obligations réglementaires
• Améliorer la prise en compte des risques par les interlocuteurs en charge de l’accueil des nouveaux salariés et indirectement par les salariés
• Améliorer la prévention des risques dans l’entreprise : Un bon accueil est un élément de prévention des risques psychosociaux,
• Réduire le nombre d’accidents dans la population des nouveaux embauchés

Du point de vue de la performance et de l’attractivité

• Réduction de l’impact financier (turn-over, accidentologie)
• Faire gagner du temps à l’entreprise (structuration de la démarche)
• Fidéliser les nouveaux collaborateurs
• Renforcer la marque employeur (attractivité et image de marque)
• Favoriser la cohésion de l’équipe

• Rédiger un mail/courrier d’accueil de bienvenue (quelques jours/semaine avant) en précisant qui va l’accueillir qui comment où quoi, afin que le salarié se sente attendu
• Préparer les documents administratifs nécessaires au nouvel embauché (se référer notamment au passeport prévention)
• Communiquer en interne : prévenir l’équipe (nom, photo, missions principales), culture de l’accueil à développer en amont
• Préparer le poste de travail avec mise à disposition : 
  • du matériel nécessaire et fonctionnel (ex : code accès informatique, badge, ordinateur, clés, téléphone, les équipements de protection individuelle, etc.)
• Détermination d’un tuteur, d'un parrain (bien définir le rôle, les missions et le temps du parrain)
• Programmation du parcours d’intégration (processus d’accueil personnalisé)

À noter : 

Le livret d’accueil est un outil d'accueil du nouvel arrivant, mais ne suffit pas à une démarche réussie. Il ne se substitue pas à un véritable parcours d'intégration.

• Rencontre (et présentation) des membres de l’équipe, du tuteur et du parrain
• Présentation de l'entreprise / ses règles de fonctionnement / son actualité
• Présentation des différents interlocuteurs internes (RH, la comptabilité…)
• Visite de l’entreprise et de l’environnement de travail
• Présentation et mise à disposition des documents et informations obligatoires
• Concernant le poste de travail et l’activité 
  • Présentation de l’organisation du travail (horaires, réunions, etc.)
  • Mise à disposition du matériel nécessaire et fonctionnel (ordinateur, code d’accès, badge, clés, équipements de protection individuelle…)
  • Présentation et mise à disposition  des documents et informations spécifiques au poste (fiche de poste, notices de poste…
  • Sensibilisation du nouvel arrivant aux risques spécifiques de son poste de travail et les moyens de prévention mis en place par l’employeur

Prévoir des points réguliers avec le tuteur (débriefing à programmer)

• Echanger/évaluer sur les difficultés rencontrées (point d’étonnement)
• Formalisation de l’échange (fiche d’évaluation, démarche progrès)
• Mise en œuvre et suivi des solutions proposées

Pour information, un salarié est opérationnel à son poste dans un délai estimé entre 9 mois et 1 an.

Au-delà des points formalisés, cette période de suivi nécessite de rester disponible.

Des outils destinés à l’accueil des nouveaux arrivants sont disponibles en ligne.

• Consultez les outils Tutoprev’ :
  • Tutoprev’ accueil : destinés aux tuteurs, maîtres d’apprentissage qui accueillent un nouveau salarié. 
  • Tutoprev’ pédagogie : destinés aux enseignants de lycées professionnels, des CFA et aux formateurs des tuteurs. 
• Consultez la page consacrée aux nouveaux embauchés sur le site de l'INRS
• Utilisez le cahier de l'accueillant disponible sur le site Ameli
• Une affiches INRS pour utilisation dans les locaux de l’entreprise :
  • Il est nouveau - Accompagnons-le  
• Consultez la fiche pratique - pôle emploi - l'accueil et l'intégration des nouveaux embauchés
• Consultez la plaquette sur le passeport prévention